Memanage semua anak buahnya agar mengikuti tata tertib dan prosedur kerja, sehingga mampu memberikan dukungan yang optimal bagi tercapainya penjualan perusahaan yang dilakukan oleh bagian Penjualan (Departemen Penjualan) Memonitor dan mengontrol proses penjualan agar sesuai dengan prosedur penjualan yang benar mengikuti ketentuan-ketentuan perusahaan, terutama : Policy/Kebijakan Penjualan Policy/Kebijakan Penagihan dan Keuangan Policy/Kebijakan Pengeluaran dan Penerimaan Barang Memanage semua biaya operasional cabang agar efisien dan produktif, sesuai dengan budget yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Bertanggungjawab terhadap pengamanan asset perusahaan dalam lingkup pengawasannya agar dapat menghasilkan nilai bisnis yang optimal dan effisiensi. Menjaga rahasia perusahaan dalam hubungan intern dan ekstern perusahaan demi kemajuan perusahaan pada umumnya dan cabang pada khususnya. Membina SDM yang tergabung dalam organisasi perusahaan di bagiannya terutama mengupayakan terlaksananya SISDUR perusahaan, sedemikian rupa SDM yang ada dapat bekerja seoptimal mungkin demi kepentingan perusahaan secara keseluruhan. Tugas-tugas Utama : Menyusun prosedur kerja bagi setiap anak buahnya secara tertulis dan terkoordinasi secara komprehensif dengan mengacu kepada kepentingan perusahaan (SISDUR Pusat). Setelah prosedur kerja tersebut disahkan oleh Kantor Pusat, maka Admin Supervisor bertugas untuk mengkomunikasikan kepada bawahannya, melatihnya agar prosedur tersebut dapat terlaksana dengan disiplin dan bertanggung jawab. Mengembangkan dan memotivasi bawahannya agar menghasilkan produktivitas yang maksimal. Mengusulkan rekruitmen, melakukan seleksi untuk karyawan bawahannya. Mengusulkan promosi, mutasi, demosi, dan pemutusan hubungan kerja atas bawahannya, sesuai dengan prosedur peraturan kepersonaliaan yang berlaku. Mengkampanyekan pada seluruh anak buahnya agar bekerja dengan DISIPLIN, sesuai SISDUR, JUJUR dan LOYAL pada perusahaan. Menerbitkan semua laporan secara administrative sesuai dengan ketentuan perusahaan dan mengirimnya ke kantor pusat dengan tepat waktu, terutama : Rekap sisa piutang Rekonsiliasi pelunasan Kas besar Kas kecil Bank Laporan tampungan giro Mutasi piutang dagang Laporan penerimaan cabang (termasuk BPB) Membantu memberikan bahan laporan kepada bagian Penjualan, juga pada Principal sesuai kebutuhannya yang telah disetujui kantor pusat/DM Memelihara dan merawat semua inventaris administrasi perusahaan, baik hardware maupun softwarenya sedemikian rupa sehingga semua inventaris perusahaan tersebut setiap saat dapat berfungsi sebagaimana semestinya. Mencatat semua inventaris perusahaan, baik bagian administrasi maupun bagian pernjualan ataupun bagian Gudang. Membantu perusahaan untuk mengembangkan sistem kerja yang baru yang lebih baik guna meningkatkan efisiensi perusahaan sehingga dengan sendirinya akan meningkatkan laba perusahaan secara aktif. Mengadakan meeting dan membuat notulennya setiap bulan secara teratur. Meeting dengan staf administrasi dan keuangan setiap awal bulan setelah tutup buku dan menyelesaikan laporan untuk dikirim ke pusat. Meeting setiap pertengahan bulan dengan staf logistic untuk menyelesaikan masalah hasil stock opname, selisih barang dengan kanvaser/motoris dll. Tugas Pengendalian : Memberikan persetujuan pengeluaran uang untuk kebutuhan operasional/penjualan sesuai dengan prosedur dan tata tertib pengeluaran keuangan yang berdasarkan pada ketentuan budget yang telah ditetapkan perusahaan. Dengan kata lain Admin Supervisor ikut mengendalikan laju pengeluaran biaya operasional. Memonitor dan memeriksa kebenaran penerimaan/pengeluaran dana perusahaan. Memeriksa dan memonitor kebenaran laporan-laporan yang dibuat oleh kasir : Buku/mutasi Kas Kecil Buku/mutas Kas Besar Buku/mutasi Bank Buku Tampungan Giro Memeriksa dan memonitor tugas-tugas yang dilaksanakan oleh Debitur serta meneliti kebenaran daftar tagihan dan faktur aslinya yang akan dibawahkan pada Kolektor. Juga memeriksa dan melaporkan faktor-faktor overdue pada DM agar segera ditindaklanjuti. Memeriksa dan memonitor akan kebenaran laporan penjualan dan mensahkan faktur, RB, CN, DN, DO, DHB yang dibuat oleh Operator Komputer. Memeriksa hasil stok opname barang di Gudang yang dilakukan secara bulanan oleh Kepala Gudang. Memeriksa laporan hasil stok barang rusak oleh Kepala Gudang dan menindak lanjuti/membicarakan dengan DM dan Kantor Pusat untuk segera dibuatkan retur ke principal atau tindakan-tindakan lainnya demi efisiensi perusahaan. Memeriksa dan mensahkan Surat Pesanan Barang yang dibuat oleh Salesman dan telah diotorisasi oleh Sales Supervisor dalam hal : Policy/Kebijakan Penjualan Limit Kredit Faktur Overdue pelanggan yang order tersebut. Memonitor absensi dan kedisiplinan para karyawan bawahannya dalam bekerja, serta mengupayakan agar tata tertib dan kedisiplinan kerja dapat berjalan dengan baik. Secara rutin melakukan audit/opname sesuai dengan sisdur atas kerja : Stock/persediaan barang milik perusahaan Total piutang dagang serta kebasahan faktur-faktur perusahaan Atas nilai uang tunai/giro ataupun alat pembayaran lain milik perusahaan Memeriksa pelaksanaan SISDUR anak buahnya Audit ini sebaiknya diadakan minimal 3 bulan sekali. Tugas Tambahan : Admin Supervisor harus mampu memberikan delegasi pada bawahannya sesuai dengan Job-description masing-masing personil sehingga karyawan yang bersangkutan dapat pula mengembangkan diri dan berperan aktif demi kemajuan perusahaan. Memberikan teladan yang baik dalam bekerja menyangkut : Kedisiplinan absensi/masuk kerja tidak terlambat Melaksanakan pekerjaan dengan baik dan benar serta bertanggung jawab. Mengembangkan hubungan yang baik dan saling menghargai terus menerus kepada semua stakeholder perusahaan.

Sidoarjo