Kerjasama dengan Finance Controller, HR Coordinator, dan seluruh tim proyek Sebagai Admin Proyek, Anda akan menjadi tulang punggung dokumentasi dan administrasi proyek relokasi skala besar dengan klien government. Posisi ini menuntut ketelitian tinggi karena seluruh dokumen yang Anda kelola akan menjadi audit trail untuk audit BPK dan internal audit. Anda akan menangani 15+ jenis dokumen compliance, daily reporting, korespondensi formal, dan filing system terstruktur. ▸     Document Management: Mengelola seluruh dokumen proyek: kontrak, BAST, surat jalan, manifest cargo, work permit, vendor pass ▸     Daily Reporting: Compile dan submit Daily Progress Report (DPR) ke klien dan internal setiap sore ▸     Correspondence: Menyiapkan surat formal ke klien government (PPK, Inspektorat), vendor, dan internal stakeholders ▸     Filing System: Maintain filing system fisik dan digital (EDMS) yang BPK-ready dan auditable ▸     Attendance & Payroll Support: Support HR Coordinator untuk attendance crew 150+ orang, validasi lembur, BPJS ▸     Procurement Support: Support proses procurement: purchase request, purchase order, invoice tracking, vendor verification ▸     Meeting Coordination: Schedule meeting, ambil notulensi, distribute minutes, follow up action items ▸     Photo Documentation: Maintain photo archive harian dengan metadata yang terorganisir per lokasi/tanggal ▸     Inventory Tracking: Support Inventory Control Manager untuk update WMS, reconcile data, dan audit prep ▸     Government Compliance: Memastikan seluruh dokumen sesuai standar LKPP, e-procurement, dan integrity pact

Mendukung kelancaran proses operasional IT. Merancang dan mengembangkan Sistem Aplikasi sesuai kebutuhan perusahaan. Memastikan project dapat terlaksana dengan baik. Mencari, menggali, dan mengusulkan teknologi sistem aplikasi yang terupdate.

Menginput setiap Serial Number kamera, DVR, dan NVR yang masuk dan keluar untuk validasi garansi. Mendata barang masuk dari supplier dan barang keluar baik untuk pengiriman ke dealer (distribusi) maupun untuk kebutuhan tim teknisi (proyek). Memisahkan stok barang yang sudah dipesan (booked) untuk proyek tertentu agar tidak terjual ke pelanggan distribusi. Melakukan pengecekan fisik rutin untuk memastikan tidak ada selisih stok, terutama pada barang bernilai tinggi. Membuat Surat Jalan (SJ), Packing List, dan Bon Permintaan Barang (BPB) untuk tim teknisi lapangan. Mendata barang rusak dari pelanggan atau proyek untuk dikirim ke bagian Service Center dan memantau status perbaikannya. Menyimpan dokumen pengiriman dan penerimaan secara rapi sebagai bukti transaksi yang sah. Memastikan peralatan pendukung proyek (seperti tangga, bor, crimping tool) tercatat saat dipinjam dan kembali dalam keadaan lengkap. Memberikan laporan sisa stok kepada tim Purchasing atau Sales agar tidak terjadi kekosongan barang (OOS).

Job Description: As a vital member of our finance team, you will play a key role in ensuring smooth daily financial operations and supporting strategic decision-making by managing accurate and transparent financial data. Your main responsibilities include: Processing and simplifying complex financial data to make it easily understandable for stakeholders. Recording and managing daily financial data accurately to support decision-making processes. Verifying supporting documents such as vendor invoices and settlements in accordance with company SOPs. Preparing payment vouchers for various transactions promptly and in compliance with procedures. Monitoring daily bank transactions to ensure accuracy and smooth cash flow. Ensuring proper VAT (PPN) and income tax (PPh) deductions in accordance with applicable tax regulations. Reviewing cash advances to confirm correctness and completeness of documentation. Preparing daily wage and monthly payable reports with high accuracy and ensuring timely submission.

Tanggung Jawab Utama : Mengelola dan memelihara catatan persediaan gudang secara akurat, termasuk menerima, menyimpan, dan mengeluarkan barang. Memproses pesanan dan memastikan pengiriman tepat waktu sesuai dengan permintaan pelanggan. Membantu dalam pengelolaan dan pemeliharaan fasilitas gudang, termasuk kebersihan dan keamanan. Mengidentifikasi dan melaporkan masalah atau ketidakcocokan dalam persediaan dan proses gudang. Membantu dalam tugas administratif lainnya yang terkait dengan operasi gudang.