Maintain executive’s agenda and assist in planning appointments, meeting, conferences, and other management daily activities Arrange appointment schedules and day-to-day activities of Director. Handle visa applications, travel arrangements including accommodation, transportation, dining reservations, doctor appointment, and others Handle and prioritize all outgoing or incoming correspondence (e-mail, letters, packages, and others) Handle all administrative matters of management related to business and personal Responsible for filing system

Menjaga kebersihan, kerapihan, dan kenyamanan seluruh area kerja, termasuk kantor, warehouse, rumah dinas, serta fasilitas pendukung. Melaksanakan perawatan aset bergerak (mobil, motor, truk) melalui pencucian rutin, steam berkala, pencatatan kilometer/baterai, serta pelaporan kondisi kendaraan. Menyediakan dukungan operasional harian, mencakup pantry, konsumsi, ruang rapat, acara kantor, serta pengaturan area parkir. Mendukung kenyamanan karyawan dan tamu, termasuk penyediaan air minum, pengharum ruangan, serta fasilitas ruang tunggu. Melaporkan setiap kerusakan atau kebutuhan perbaikan fasilitas dan aset kepada atasan/supervisor.

Provide comprehensive secretarial and administrative support to senior management Maintain organized filing systems and confidential records Assist in preparing official documents Handle company permit applications and renewals, including trade licenses and government-related documentation Manage vendor registration processes with clients, partners, and government platforms

- Menjawab dan mengarahkan panggilan telepon - Mengatur dan menjadwalkan janji - Merencanakan rapat dan buat notulen detail - Menulis dan mendistribusikan email, memo korespondensi, surat, faks, dan formulir - Membantu dalam penyusunan laporan terjadwal secara teratur - Mengembangkan dan memelihara sistem pengarsipan - Memperbarui dan memelihara kebijakan dan prosedur kantor - Memesan perlengkapan kantor dan teliti penawaran dan pemasok baru - Mempertahankan daftar kontak - Memesan pengaturan perjalanan - Menyerahkan dan merekonsiliasi laporan pengeluaran - Bertindak sebagai contact person untuk klien internal dan eksternal - Bekerja sama dengan asisten administrasi eksekutif dan senior untuk menangani permintaan dan pertanyaan dari manajer senior

Finance Admin Account Payable Officer Finance Operational

Mengkoordinasikan dan mengawasi tim keamanan harian untuk memastikan operasi yang efisien dan efektif. Memantau dan menjaga kepatuhan terhadap prosedur dan kebijakan keamanan perusahaan. Memastikan pengamatan yang efektif, respon yang tepat waktu, dan pelaporan insiden yang akurat. Mengelola penjadwalan, pelatihan, dan pengembangan staf keamanan. Menginvestigasi dan menyelesaikan masalah keamanan dan keselamatan yang timbul. Berkoordinasi dengan pemangku kepentingan terkait untuk memastikan koordinasi yang efektif.

Membantu proses rekrutmen, mulai dari posting lowongan, screening CV, hingga menjadwalkan interview. Menghubungi kandidat dan mengelola komunikasi selama proses seleksi. Skoring hasil psikotest Membantu melakukan pencarian kandidat melalui berbagai platform (LinkedIn, Job Portal, Media Sosial). Menyusun dan mengelola database kandidat (HRIS) Memberikan dukungan administratif (Personalia) terkait kebutuhan HR lainnya Membuat laporan kerja