Manage and organize all fit-out documents (Material Request, Contracts, Quotations, Hand-Over Forms, and other supporting documents). Maintain filing systems for each project and tenant, both in hard copy and digital format. Prepare administrative recaps and progress reports for in-house and fit-out projects. Support coordination of administrative matters with tenants, vendors, and internal teams. Ensure document completeness and accuracy for archiving and reference purposes.

Organize and schedule appointments Plan meeting and take detailed minutes Assist in the preparation of regularly scheduled reports Write and distribute email, correspondence memos, letters, and forms Provide administrative support to our sales department Assist in the preparation of sales reports and analysis Coordinate with other departments to ensure timely delivery of products and services

Korespondensi & filling; Administrasi perjalanan dinas Direksi (tiket, hotel, dan lain-lain); Agenda pertemuan (notulen, ruangan dan peralatan pendukungnya); Menangani petty cash kecil, membuat laporan keuangan; Mengurus proses tata naskah dinas dan administrasi dokumen internal maupun eksternal sesuai dengan aturan terkait surat-menyurat perusahaan; Melakukan korespondensi (surat-menyurat), baik internal maupun eksternal, serta memastikan proses tersebut berjalan dengan lancar. Menyiapkan, membuat dan menyusun laporan-laporan yang diperlukan oleh direktur; Mengkoordinasikan agenda pertemuan dan pelayanan, baik internal maupun eksternal, antara direktur dengan komisaris ataupun pihak lain yang membutuhkan pertemuan dengan direktur; Menyusun jadwal kerja harian direktur;

Melakukan Training Needs Analysis (TNA) berdasarkan hasil evaluasi kinerja, matriks kompetensi, dan kebutuhan tiap divisi. Menyusun Rencana Pelatihan Tahunan (Training Plan) dan anggaran pelatihan. Menentukan prioritas pelatihan (wajib, teknis, soft skill, sertifikasi). Berkoordinasi dengan Head Department untuk memetakan kebutuhan pengembangan SDM. Menyusun materi pelatihan internal (kelas, e-learning, coaching, atau OJT). Mengatur jadwal, tempat, dan trainer (internal maupun eksternal). Mengurus administrasi pelatihan (absensi, undangan, sertifikat, dan dokumentasi). Memastikan kegiatan pelatihan berjalan efektif, tepat waktu, dan sesuai target peserta. Melakukan evaluasi efektivitas pelatihan Membuat laporan hasil pelatihan dan rekomendasi pengembangan lanjutan. Menyimpan database pelatihan dan rekam jejak kompetensi karyawan (Training Record). Memberikan laporan bulanan dan tahunan kepada HR Leader. Mengelola program Management Trainee, Talent Pool, dan Succession Planning. Mengembangkan Learning Path dan Individual Development Plan (IDP). Berkolaborasi dengan HR untuk integrasi pelatihan dengan sistem penilaian kinerja. Mengusulkan sertifikasi teknis sesuai kebutuhan unit kerja pelayaran. Mengembangkan dan mengelola Learning Management System (LMS) perusahaan. Mendesain modul pelatihan berbasis digital (video learning, e-course, microlearning). Mengukur efektivitas penggunaan LMS dan memberikan pelatihan bagi pengguna. Menyiapkan budget training, mengontrol realisasi biaya, dan mengajukan pembayaran vendor. Menyusun kebijakan dan prosedur pelatihan (SOP Training). Menjalin hubungan dengan lembaga pelatihan, konsultan, atau sertifikasi eksternal.

Membantu proses administrasi karyawan baru Membantu proses seleksi

Sourcing, sreening and manage candidate pipeline. Utilize technology-based tools (ATS, LinkedIn Recruiter, AI sourcing tools) to identify and engage potential candidates. Analyze recruitment data and metrics to improve hiring efficiency and quality. Develop candidate pipelines through online channels, social media, and professional networks. Collaborate with hiring managers to define role requirements and selection criteria. Leverage automation tools and digital dashboards to monitor candidate progress. Ensure an excellent candidate experience through timely communication and feedback. Stay updated with recruitment trends and HR technology developments.

Provide generalist HR support across the employee lifecycle, including recruitment, onboarding, performance management, employee relations and benefits administration Assist in the development and implementation of HR policies, procedures and best practices to ensure compliance with relevant regulations Partner with managers to understand their HR needs and provide tailored solutions Maintain employee records and HR databases to ensure accurate and up-to-date information Contribute to the design and delivery of HR-related training and development programmes Support the implementation of HR initiatives to enhance the employee experience and support organisational objectives

Verifikasi Data: Memeriksa dan memvalidasi keakuratan semua data karyawan baru dan yang sudah ada. Kearsipan Digital & Fisik: Mengelola sistem pengarsipan dokumen HR (kontrak, file personal) Korespondensi Internal: Membantu dalam penyusunan surat internal dan pengumuman kepada karyawan. Membantu kebutuhan training/onboarding karyawan